TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterin pitäjä

Kouvolan Teatteri Oy

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Mervi Ihalainen
Osoite: Salpausselänkatu 38, 45100 Kouvola
Muut tiedot: mervi.ihalainen@kouvolanteatteri.fi

3. Rekisterin nimi

Kouvolan Teatterin asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Kouvolan Teatterin asiakkaan ja teatterin välinen asiakassuhde (asiallinen yhteys). Henkilötietojen käsittely voi perustua myös asiakkaan suostumukseen tai asiakkaan teatterille antamaan toimeksiantoon. Toimeksianto on voinut syntyä rekisteröitymällä tiedonantojen tilaajaksi, osallistumalla Kouvolan Teatterin asiakastilaisuuksiin tai markkinointikampanjoihin.

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin käyttötarkoituksiin:
• Teatterin palveluiden tuottaminen, kehittäminen ja seuranta sekä asiakaspalvelun toteuttaminen.
• Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen sekä palveluiden personointi.
• Asiakassuhdeviestinnän ja markkinoinnin toteuttaminen sekä kontaktihistorian hallinta.
• Asiakaspalautteen käsittely ja siihen vastaaminen.
• Hyvityspyyntöjen ja korvausvaatimusten käsittely, vastaaminen ja maksaminen.
• Asiakaskannan analysointi ja luokittelu joiden tavoitteena on viestinnän kohdentaminen.
• Sähköisten (palvelu)kanavien (kuten verkko- ja mobiilipalvelut) seuranta ja tilastointipalvelujen kehittämiseksi, markkinointitarkoituksiin ja asioinnin helpottamiseksi.

Kouvolan Teatteri Oy (Y-tunnus 2235738-5) on teatterin asiakasrekisterin rekisterinpitäjä. Asiakasrekisterin tietojen säilytys on ulkoistettu Lippupiste Oy:lle (Y-tunnus 1789232-4). Teatteri vastaa henkilötietojen käsittelystä yhdessä Lippupisteen kanssa, niiltä osin kuin asiakas asioi Lippupisteen kanavissa ja teatteri tekee markkinointiyhteistyötä Lippupisteen kanssa. Teatterilla voi olla myös muita asiakasrekistereitä kuin Lippupisteen ylläpitämä asiakasrekisteri.

Kouvolan Teatteri käyttää asiakassuhteen ylläpitämiseen myös muiden yhteistyökumppaneiden palveluita (esim. sähköpostiuutiskirje). Osa rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanin palvelimelle teknisten vaatimusten vuoksi.

Teatterilla on oikeus julkaista sisäisesti asiaskasrekisterin sisältämiä tietoja sähköisenä sekä kirjallisena luettelona esimerkiksi postitustarroina asiakaspostia varten.

5. Rekisterin tietosisältö

Asiakkaan perustiedot:
• nimi
• syntymäaika
• käyttäjätunnukset ja asiakastunnisteet
• sukupuoli
• kieli
• osoite
• puhelinnumero(t)
• sähköpostiosoite
• rekisteröidyn työnantajaa tai yhteisöä, sekä asemaa tai tehtävää koskevat tiedot, kun rekisteröity edustaa yhteisöä tai yritystä
• palvelu-, myynti-, maksu- ja tapahtumatiedot
• palveluiden käyttötiedot eri asiointikanavissa, kuten internet- ja mobiilipalveluissa, sisältäen mm. loki- ja palvelutapahtumatiedot sekä sivulatausten yhdistämiseksi tarvittavat evästeet.
• asiakkaan antamat palvelua personoivat ja asiointia helpottavat tiedot.
• asiakkuuden analysointi ja ryhmittelytiedot
• suoramarkkinoinnin suostumukset ja kiellot (kts. kohta 12)
• suoramarkkinoinnin ja asiakasviestinnän toteutukseen liittyvät tiedot
• asiakkaaseen liitettävät ulkoisista tietolähteistä saatavat tiedot, kuten VTJ–osoite
• tiedon käsittelyyn liittyvät tiedot, kuten lokitiedot
• asiakaspalautteeseen ja siihen vastaamiseen liittyvät tiedot Henkilön antama palaute, kilpailuvastaus, kommentti, kysymys tai muu viesti.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaaseen liittyviä tietoja kerätään ensisijaisesti asiakkaalta itseltään tilauksen ja rekisteröitymisen yhteydessä, palveluiden oston ja käytön yhteydessä, internetpalvelun omat tiedot - osiossa, asiakaspalvelutapahtumien yhteydessä sekä muutoin suoraan asiakkaalta.

Asiakkaaseen liittyviä tietoja syntyy teatterin tietojärjestelmiin myös palveluiden käytön yhteydessä (esim. evästeet, muut vastaavat tekniikat) tai rekisterinkäsittelijän tai yhteistyökumppanin syöttäminä. Tietoja päivitetään myös väestötietojärjestelmästä tai muista vastaavista ulkoisista tietolähteistä.

Käytämme evästeiden (cookie) ja muiden tekniikoiden avulla kerättyä tietoa myös mainonnan ja palvelun sisällön kohdentamista varten sekä mm. tuotekehitystä ja palvelun parantamista varten. Evästeiden avulla voimme tunnistaa käyttämäsi selaimen sekä tiettyjä ko. selaimeen liittyviä tietoja sivujemme käytöstä. Käytämme myös evästeitä, joiden avulla voimme kohdentaa omaa ja valittujen kolmansien osapuolien toteuttamaa markkinointia palvelun ulkopuolisilla verkkosivustoilla esimerkiksi sen mukaan, mitä kohteita olet etsinyt tai mitä sivuja olet katsellut palvelussa. Nämä evästeet toimittaa usein luotettu kolmas taho.

Tällaisia evästeiden ja muiden tekniikoiden avulla kerättyä tietoa ei voida palauttaa yksittäistä tunnistettavaa henkilöä koskevaksi. Henkilötietolainsäädännön sallimin tavoin evästeiden ja muiden tekniikoiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin yhdistää käyttäjältä palvelun käyttämisen yhteydessä saatuihin henkilötietoihin.

Selaimesi hyväksyy todennäköisesti evästeet oletusasetuksin, mutta voit muuttaa selaimesi asetuksia, mikäli et halua, että selainkäyttäytymisestäsi saatavaa tietoa hyödynnetään. Evästeiden käytön estäminen vaikuttaa siihen, että palvelun kaikkia toimintoja ei voida käyttää. Jos estät mainonnan kohdentamisen, sinulle näytetään yhtä paljon mainoksia kuin aikaisemmin, mutta mainonta ei ole kiinnostusalueittesi mukaan valittua.

Palvelumme saattaa sisältää linkkejä muihin sivustoihin. Emme vastaa ulkopuolisten sivustojen GDPR-käytännöistä tai sisällöistä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Asiakasrekisteri on vain Kouvolan Teatterin (asiakasrekisterin ylläpitäjä ja käyttäjä) käytössä, paitsi teatterin käyttäessä ulkoista yhteistyökumppania, asiakaspalvelun tuottamiseksi. Tällä hetkellä teatterin yhteistyökumppanina toimii Lippupiste Oy, joka on myös omalta osaltaan asiakasrekisterin ylläpitäjä ja käyttäjä. Lipunmyynnissä teatterin yhteistyökumppani (Lippupiste) käyttää asiakasrekisterin tietokantaa hyvän asiakaspalvelun takaamiseksi siltä osin, kun lipunmyynnissä saadut tiedot tallennetaan asiakasrekisteriin. Teatterin lipunmyynnin kumppanilla on oikeus käyttää henkilötietoja omiin markkinointitarkoituksiinsa asiakkaan niin suostuessa teatterin yhteistyökumppanin palvelua käyttäessään. Asiakkaan tulee tutustua yhteistyökumppanin (Lippupisteen) rekisteriselosteeseen.

Teatteri kilpailuttaa palvelutuottajan ajoittain, jolloin rekisteripalvelun ylläpitäjä saattaa vaihtua. Mikäli teatterin yhteistyökumppani asiakasrekisteriin liittyen vaihtuu, Kouvolan Teatterilla on oikeus luovuttaa asiakkaan henkilötiedot uudelle palvelun tuottajalle. Rekisterin sisältämiä tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille kulloinkin voimassa olevan henkilötietolainsäädännön sallimin ja velvoittamin tavoin. Teatterilla on myös oikeus luovuttaa asiakastietoja teatterin sisällä tarpeen vaatiessa. Henkilötietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön niin edellyttäessä myös viranomaisille.

Asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen rekisterinpitäjä voi siirtää henkilötietoja omiin suoramarkkinointirekistereihinsä, ellei rekisteröity ole sitä kieltänyt. Teatterilla on myös oikeus kerätä potentiaalisten asiakkaiden asiakasrekisteriä yhdistys- ja yritysasiakkaiden uusasiakashankintaa varten.

Tietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteriselosteessa määriteltyjen tarkoitusten hoitamiseksi kulloisen voimassa olevan säädännön mukaisesti.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja saatetaan siirtää EU:n jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, jos se on edellä mainittujen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien kannalta tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto
Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot (esim. postitusta varten tulostetut postitustarrat) säilytetään suojatuissa tiloissa. Rekisterin manuaaliset aineistot tuhotaan asianmukaisesti tarpeen päätyttyä.

B ATK:lla käsiteltävät tiedot
Henkilötiedot ovat asianmukaisesti suojattu. Rekisterinpitäjät keräävät tiedot tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt, joiden työtehtävät edellyttävät rekisterin tietojen käyttöä.

Teatterin ja muun lippujen jälleenmyyjän rekisterin käyttöoikeus edellyttää asiakastietokannan rekisterinpitäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Rekisterinpitäjä määrittää myös käyttäjälle myönnettävän käyttöoikeustason. Lisäksi rekisterinpitäjä on sopimuksellisin keinoin huolehtinut siitä, että henkilötietoja sen lukuun käsittelevä yhteistyökumppani on sitoutunut henkilötietojen suojaamiseen myös omien työntekijöidensä toimien osalta.

Rekisterin tiedot sijaitsevat teatterin ja yhteyskumppaneiden ylläpitämissä järjestelmissä ja palvelimilla. Rekisterin käyttäjillä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, joiden perusteella jokainen sisäänkirjautuminen voidaan todentaa ja yksilöidä.

10. Tarkastusoikeus

Jokaisella rekisterissä olevalla on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tiedot. Vapaamuotoiset tarkistuspyynnöt osoitetaan sähköpostitse: anne.malen@kouvolanteatteri.fi, puhelimitse: 05-7400300 tai henkilökohtaisesti Kouvolan Teatterin lippukassalla Salpausselänkatu 38, 45100 Kouvola.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla on oikeus vaatia hänestä rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista.Vapaamuotoiset tarkistuspyynnöt osoitetaan sähköpostitse: anne.malen@kouvolanteatteri.fi, puhelimitse: 05-7400300 tai henkilökohtaisesti Kouvolan Teatterin lippukassalla Salpausselänkatu 38, 45100 Kouvola

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä itseään koskeva markkinointiviestintä.